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Wer sich gut vorbereitet, geht selbstbewusster und sicherer ins Gespräch!
Das letzte Mal haben wir über antriebslose Kollegen und Kolleginnen gesprochen. Darüber, dass es sinnvoll ist, mit Ihnen ins Gespräch zu gehen. Jedoch können solche Gespräche ganz schön schwierig sein.
Schwierige Gespräche gehören zum Arbeitsleben wie Salz in der Suppe. Und trotz ihrer Wichtigkeit werden sie oft gemieden oder unvorbereitet geführt.
Ob es um Kritik an der Arbeitsleistung, Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten oder schwierige Verhandlungen geht – es ist oft notwendig, diese Gespräche zu führen, um die Situation zu klären und Lösungen zu finden. Egal welches Thema das Gespräch betrifft, es erfordert in der Regel eine gründliche Vorbereitung, um erfolgreich zu sein.
Heute möchte ich dir helfen, schwierige Gespräche besser zu meistern. Wir werden uns mit verschiedenen Aspekten des Gesprächs beschäftigen, um sicherzustellen, dass du dich bestmöglich darauf vorbereitet und das Gespräch erfolgreich verläuft.
Ich zeige dir, was ein schwieriges Gespräch ist, warum du dich darauf vorbereiten solltest, und gebe dir eine Checkliste an die Hand, um dies zu vereinfachen. Und ganz am Schluss wartet noch ein kleines Geschenk von mir auf dich – sei also gespannt!
Schwierige Gespräche gehören zum Arbeitsleben wie das Salz in der Suppe
Was ist ein «schwieriges» Gespräch?
👉🏼 Ein schwieriges Gespräch kann viele Formen annehmen. Vielleicht musst du mit einem Kollegen über dessen mangelhafte Leistung sprechen, mit einem Kunden über eine Beschwerde, mit deinem Vorgesetzten über eine Gehaltserhöhung oder mit einem Mitarbeiter über dessen Fehlverhalten.
👉🏼 Ein schwieriges Gespräch zeichnet sich durch eine hohe emotionale Belastung aus. In solchen Situationen kann es schwerfallen, klar zu kommunizieren und angemessen zu reagieren.
👉🏼 Ein schwieriges Gespräch erfordert Mut, Einfühlungsvermögen und eine gute Vorbereitung.
👉🏼 Oft sind beide Seiten dabei aufgeregt oder verunsichert, es kann zu Missverständnissen kommen oder die Gefahr besteht, dass die Situation eskaliert. Die Kunst dabei ist es, klar und deutlich zu kommunizieren und dabei gleichzeitig das Wohl des Gesprächspartners zu berücksichtigen.
Warum du dich auf ein schwieriges Gespräch vorbereiten solltest
Eine unvorbereitete Gesprächssituation kann schnell aus dem Ruder laufen und zu noch größeren Problemen führen. Eine schlechte Vorbereitung kann sogar dazu führen, dass du dich im Gespräch verhedderst, wichtige Argumente vergisst oder dich unsicher und gestresst fühlst. Ein schlecht vorbereitetes Gespräch kann die Situation sogar noch verschlimmern, anstatt sie zu verbessern.
Eine gute Vorbereitung ist das A und O für ein erfolgreiches Gespräch. Es ist wichtig, sich auf das Gespräch vorzubereiten, um sicherzustellen, dass man seine Ziele erreicht und das Gespräch effektiv und respektvoll verläuft.
Wer sich gut vorbereitet, geht selbstbewusster und sicherer in das Gespräch und kann seine Argumente klarer und überzeugender vortragen. Auch das Verständnis für den Gesprächspartner und dessen Perspektive wird durch eine gute Vorbereitung verbessert.
Einige Gründe, warum du dich auf ein schwieriges Gespräch vorbereiten solltest, sind:
💜 Du hast mehr Kontrolle über die Situation: Wenn du gut vorbereitet bist, weißt du, was du sagen willst und wie du es sagen möchtest. Du hast mehr Kontrolle über die Situation und kannst vermeiden, dass sich das Gespräch in eine unerwünschte Richtung entwickelt.
💜 Du kannst deine Gedanken sortieren: Indem du dich auf das Gespräch vorbereitest, kannst du deine Gedanken sortieren und sicherstellen, dass du alles sagst, was du sagen möchtest. UND du kannst auch entscheiden, was du nicht sagen möchtest, um Missverständnisse zu vermeiden.
💜 Du kannst deine Emotionen kontrollieren: Ein schwieriges Gespräch kann emotional belastend sein. Wenn du dich gut vorbereitest, kannst du deine Emotionen besser kontrollieren und vermeiden, dass du in eine unkontrollierte Reaktion gerätst.
💜 Du kannst Lösungen finden: Wenn du dich gut vorbereitest, kannst du Lösungen für das Problem finden und alternative Lösungsansätze erarbeiten. Durch eine gute Vorbereitung kannst du demzufolge sicherstellen, dass du deine Argumente klar und verständlich erläutern kannst und auch in emotionalen Momenten angemessen reagiert
Eine Checkliste, um dich auf das Gespräch vorzubereiten:
Die Vorbereitung auf ein schwieriges Gespräch kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Lösung des Problems und einer unangenehmen, unproduktiven Diskussion ausmachen. Eine Checkliste kann dir dabei helfen, dich auf ein schwieriges Gespräch vorzubereiten und einen klaren Kopf zu bewahren. Hier sind acht Punkte, die in die Vorbereitung einbezogen werden sollten:
- Aktuelle Situation: Bevor du das Gespräch beginnst, ist es wichtig, die aktuelle Situation klar zu verstehen. Was hat zu dem schwierigen Gespräch geführt? Was sind die Ursachen des Problems und wer ist davon betroffen? Welche Emotionen und Anreize spielen eine Rolle? Eine klare Analyse der Situation wird dir helfen, das Gespräch effektiver zu gestalten.
- Deine Ziele: Überlege dir im Voraus, welche Ziele du mit dem Gespräch erreichen möchtest. Möchtest du Missverständnisse ausräumen, eine Vereinbarung treffen oder Konflikte lösen? Definiere klare Ziele für das Gespräch, damit du dich darauf konzentrieren kannst.
- Deine Themen: Erforsche die Themen, die im Gespräch behandelt werden sollen. Erstelle eine Liste der wichtigsten Punkte, die besprochen werden müssen, damit du auf Kurs bleibe. Versuche, diese Themen in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, um das Gespräch so effektiv wie möglich zu gestalten.
- Deine Argumente: Sammle Argumente und Fakten, die deine Position stützen. Bereite dich darauf vor, diese Argumente auf eine klare und prägnante Weise zu präsentieren. Du solltest auch bereit sein, auf mögliche Gegenargumente deines Gesprächspartners zu reagieren. Je besser du deine Argumente vorbereitet hast, desto selbstbewusster wirst du während des Gesprächs auftreten.
- Dein Gesprächspartner: Nimm dir Zeit, um deinen Gesprächspartner zu verstehen. Überlege dir, was seine Interessen und Ziele sind. Versuche, dich in seine oder ihre Lage zu versetzen, um ein besseres Verständnis für seine oder ihre Perspektive zu haben und zu verstehen, welche Bedenken er hat. Wenn du dein Gegenüber besser verstehst, kannst du auch besser auf ihn oder sie eingehen.
- Deine Wirkung: Denk darüber nach, welche Wirkung du auf deinen Gesprächspartner haben möchtest. Möchtest du empathisch und verständnisvoll wirken oder möchtest du entschieden und selbstbewusst auftreten? Denk daran, dass deine Körpersprache und dein Tonfall genauso wichtig sind wie deine Worte.
- Deine Gedanken: Überleg dir, welche Gedanken und Emotionen du während des Gesprächs haben könntest. Wie könntest du auf bestimmte Aussagen deines Gesprächspartners reagieren? Welche Vorurteile und Annahmen hast du über deinen Gesprächspartner oder das Problem? Wie beeinflussen diese deine Wahrnehmung und dein Verhalten? Denk darüber nach, wie du auf diese Gedanken und Emotionen reagieren kannst, um ruhig und professionell zu bleiben. Versuche, dich auf die Fakten zu konzentrieren und mit einem offenen Geist ins Gespräch zu gehen. Ein selbstbewusstes und souveränes Auftreten kann dir helfen, im Gespräch erfolgreich zu sein.
- Dein Körpergefühl: Nimm dir Zeit, um dich auf dein Körpergefühl zu konzentrieren. Bist du gestresst oder nervös? Atme tief ein und aus, um dich zu beruhigen. Überlege dir auch, wie du dich während des Gesprächs am besten fühlst. Willst du während des Gesprächs stehen oder sitzen bleiben? Möchtest du Notizen machen oder nicht?
Indem du diese Checkliste nutzt, kannst du dich auf schwierige Gespräche besser vorbereiten und in der Lage sein, das Gespräch effektiver zu gestalten.
Das solltest du nach dem Gespräch tun
Nach einem schwierigen Gespräch gibt es EINIGE Dinge, die du tun kannst, um das Gespräch zu reflektieren und dranzubleiben.
Hier sind einige Tipps:
Bringe das Gespräch in einen positiven Abschluss: Wenn das Gespräch schwierig war, ist es wichtig, dass es in einem positiven Tonfall endet. Bedanke dich für das Gespräch und betone, dass du weiterhin konstruktiv zusammenarbeiten möchtest.
Atme tief durch und entspanne dich: Ein schwieriges Gespräch kann emotional belastend sein. Nimm dir Zeit, um durchzuatmen und dich zu beruhigen. Versuche, deine Gedanken zu sammeln und die Emotionen zu verarbeiten.
Notiere deine Gedanken und Eindrücke: Schreibe deine Gedanken und Eindrücke direkt nach dem Gespräch auf. Notiere, was gut gelaufen ist und was nicht so gut gelaufen ist. Schreibe auf, welche Vereinbarungen getroffen wurden, welche Punkte offen geblieben sind und welche nächsten Schritte vereinbart wurden.
Reflektiere deine Rolle im Gespräch: Überlege dir, wie du im Gespräch aufgetreten bist. Hattest du die richtigen Argumente und hast du dich klar ausgedrückt? Gab es Bereiche, in denen du unsicher warst oder wo du dich nicht gut vorbereitet hast? Reflektiere auch dein eigenes Verhalten und deine Körpersprache während des Gesprächs.
Analysiere das Gespräch: Überlege dir, was im Gespräch passiert ist und welche Dynamiken sich entwickelt haben. Hast du deinen Gesprächspartner gut verstanden und hat er dich verstanden? Gab es Konflikte oder Missverständnisse? Versuche, eine objektive Analyse des Gesprächs zu machen, um zu verstehen, wie es gelaufen ist.
Nimm Feedback an: Wenn du im Gespräch Feedback von deinem Gesprächspartner erhalten hast, nimm es an und überlege dir, ob und wie du es umsetzen kannst. Falls du kein Feedback erhalten hast, frage danach. Feedback kann dir helfen, deine Kommunikation zu verbessern und deine Ziele zu erreichen.
Entwickle einen Plan: Überlege dir, was du als Nächstes tun musst, um deine Ziele zu erreichen. Entwickle einen Plan mit konkreten Schritten und Terminen. Besprich den Plan auch mit deinem Gesprächspartner, um sicherzustellen, dass ihr auf derselben Seite seid.
Setze den Plan um: Setzte den Plan in die Tat um und arbeite an den vereinbarten Schritten. Überwache den Fortschritt und stelle sicher, dass du deine Ziele erreichen kannst.
Halte die Kommunikation aufrecht: Erhalte den Kontakt zu deinem Gesprächspartner aufrecht und kommuniziere regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Vereinbarungen eingehalten werden und um das Vertrauen zu festigen.
Ein schwieriges Gespräch kann emotional belastend, allerdings auch eine Gelegenheit sein, Dinge zu klären und Probleme zu lösen. Nutze die Zeit nach dem Gespräch, um zu reflektieren und dich auf den nächsten Schritt vorzubereiten. Indem du diese Schritte nach einem schwierigen Gespräch befolgst, kannst du sicherstellen, dass du das Ergebnis effektiv nutzt und in Zukunft besser auf ähnliche Situationen vorbereitet bist.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass schwierige Gespräche im Arbeitskontext oft notwendig sind und es kann leicht passieren, dass du dich unvorbereitet oder überwältigt fühlst. Wir haben gesehen, dass schwierige Gespräche häufig unangenehm und herausfordernd sein können, aber auch Chancen bieten, um zu lernen und zu wachsen.
Eine gute Vorbereitung auf das Gespräch ist entscheidend, um die eigenen Ziele zu erreichen und das Gespräch erfolgreich zu führen. Eine Checkliste kann dir dabei helfen, dich auf das Gespräch vorzubereiten.
Nach dem Gespräch ist es wichtig, das Gespräch zu reflektieren und zu analysieren, um daraus zu lernen und sich auf zukünftige Gespräche vorzubereiten. Dabei können verschiedene Techniken wie Entspannung, Schreiben, Planung und Verarbeitung von Emotionen helfen.
Insgesamt kann die Fähigkeit, schwierige Gespräche zu führen, eine wertvolle Stärke im Berufs- und Privatleben sein. Wenn du die richtigen Techniken und Strategien anwendest, kannst du schwierige Gespräche erfolgreich meistern und sogar als Möglichkeit nutzen, um zu wachsen und dich weiterzuentwickeln.
Tataaa – Ich lüfte noch das Geheimnis – hier dein Geschenk!
Und zum Schluss lüfte ich auch das Geheimnis des Geschenkes, welches ich euch zu Beginn versprochen habe. Du findest ein Workbook mit einer Schritt-für-Schritt Checkliste auf meiner Homepage unter den Downloads. Gehe dazu einfach auf puravidacoaching.ch/downloads und hol dir dein Geschenk! Damit bist du garantiert optimal auf dein nächstes schwieriges Gespräch vorbereitet und wirst es mit Leichtigkeit meistern!
Ich wünsche dir ganz viel Erfolg dabei!
Bis bald
Eure Nadja 💜
