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War es wieder ein arbeitsreicher Tag, und abends hast du trotzdem das Gefühl, nicht viel erreicht zu haben? Stehst du öfter unter Zeitdruck? Suchst du neue Strategien, die dein Zeitmanagement verbessern?
Aufgaben häufen sich, Deadlines rücken näher, Prokrastination nimmt Überhand – wir alle haben uns schon einmal gewünscht, dass wir mit einer Aufgabe früher angefangen hätten. Zudem macht es uns die anschwellende Informations- und Aufgabenflut immer schwieriger, den Arbeitsalltag stressfrei zu bewältigen. Eine zeitsparende Arbeitstechnik und ein intelligentes Zeitmanagement helfen dir dabei.
Was bringt gutes Zeitmanagement?
Der Begriff Zeitmanagement ist nicht ganz korrekt. Denn Zeit ist eine Konstante, die sich nicht managen lässt. Zudem trifft der Versuch, die Zeit zu managen, gar nicht den Kern des wirklichen Problems. Denn schliesslich hat jeder Tag 24 Stunden – und das unabhängig davon, ob wir mit speziellen Techniken eingreifen oder nicht. Und wenn wir einmal ehrlich mit uns sind, ist für die wirklich wichtigen Dinge auch genug Zeit da. Wir nutzen Sie nur nicht effizient. Das Problem ist also nicht die fehlende Zeit, sondern die viele Zeit am Tag, die wir nicht effizient nutzen.
Wer täglich gestresst und überfordert an seine Aufgaben herangeht, verliert oft den Überblick, wodurch das Stresslevel ansteigt. Beim Zeitmanagement geht es darum, seine Arbeitsweise zu managen, um bestimmte Aufgaben innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu bewältigen.
Abgesehen davon, dass du dich durch das Zeitmanagement besser auf deine anstehenden Aufgaben konzentrieren und dir dementsprechend die freie Zeit selbst einplanen kannst, steigert es auch noch deine Lebensqualität. Durch verbessertes Zeitmanagement kann jeder von uns Stress reduzieren, klare Prioritäten setzen, mehr Überblick bekommen und somit mehr Zeit für persönliche Freiräume schaffen.
Auch wenn es schwer sein kann, sich auf neue Routinen einzustellen, hat Zeitmanagement viele Vorteile:
- Weniger Stress
- Mehr Lebensqualität
- Bessere Performance im Job
- Höhere Effizienz
- Mehr Freizeit und Kreativität
- Weniger Prokrastination
Aber was hält dich überhaupt davon ab, ein gutes Zeitmanagement umzusetzen?
Du verschwendest Zeit
Oft fehlt uns die Motivation, mit Elan an eine Aufgabe heranzugehen. Anstatt sich etwas Anderem zuzuwenden und seine Zeit sinnvoll zu nutzen, verschwenden wir unsere Zeit an eine Aufgabe, in die wir im Endeffekt doppelt so viel Arbeit stecken müssen.
Tipps:
- Um produktiv zu sein, benötigt es Zeit, Konzentration und Energie. Viele tendieren dazu, bis ins letzte Detail an Dingen herumzufeilen damit es «perfekt» wird. Eine Zeitlimite unterstützt dich dabei, dass sich deine Aufgaben nicht ausdehnen. Zudem hilft ein gewisser Druck, Aufgaben zu erledigen. Setze dir also solche Limiten für ein besseres Zeitmanagement und halte dich konsequent daran! Die Zeit die dadurch frei wird, kannst du für andere Dinge verwenden. Zudem helfen dir die Limiten dabei, dass es zwischendurch Zeit für Pausen gibt, in denen du Stress abbauen kannst. Am Ende des Tages schläfst du mit ruhigem Gewissen und vielleicht sogar ein wenig Stolz ein, da du alles geschafft hast.
- Sogenannte Zeitfresser lenken dich bei der Arbeit ab. Das führt langfristig dazu, dass du Deadlines nicht einhalten kannst, was zu Stress und weniger Freizeit führt. Doch wie kannst du solche Zeitfresser für ein verbessertes Zeitmanagement eliminieren?
- Dein Smartphone ist Teil deiner Freizeit – auch wenn du nur kurz drauf schaust, kurz antwortest oder rasch dein Instagram checkst – dafür gehen schnell ein paar Minuten drauf. Am besten legst du es weit weg von dir und schaust nur in deinen Pausen drauf.
- Schalte die automatischen Benachrichtigungen deines Outlook, Teams, Skype (oder was auch immer ihr für die firmeninterne Kommunikation nutzt) auf stumm.
- Informiere deine wichtigsten Kontakte darüber, wenn du etwas Wichtiges machen musst, damit du in Ruhe arbeiten kannst.
- Schnell plaudern wir mal hier mal da mit unseren Arbeitskolleg*innen über dies und das während der Arbeitszeit. Natürlich ist ein gutes Arbeitsverhältnis wichtig – verschiebe solche Gespräche jedoch freundlich, aber bestimmt auf deine Pausen.
Beobachte solche Situationen und eliminiere sie weitestgehend aus deinem Arbeitsalltag.
Du hast keinen Plan für dein Zeitmanagement
Ohne Deadlines und feste Ziele fällt es leicht, anstehende Verpflichtungen aufzuschieben. Doch diese häufen sich schneller als man anfangs vermutet.
Tipps:
- Du fühlst dich oft von zu vielen Aufgaben, Pflichten und Terminen erschlagen? Dann konzentriere dich auf das Wesentliche und erstelle eine To-Do-Liste. Das hilft dir, Aufgaben zu strukturieren und priorisieren. Trenne dabei Wichtiges von Unwichtigem, spalte grosse Aufgaben in kleine Tasks, lege Prioritäten fest und setze dir realistische Tagesziele. Berücksichtige bei deiner Planung auch deine persönliche Leistungskurve: Wann bist du am produktivsten? Effektives Zeitmanagement mit System und nach Plan verschafft dir wertvolle Stunden für dich, die Familie oder Freunde.
- Setze dir Prioritäten – sie unterstützen deine Organisation und dein Zeitmanagement. Bevor du morgens mit der Arbeit beginnst, überlege dir, ob die anstehenden Aufgaben wichtig oder eher unwichtig sind. Müssen sie sofort erledigt werden oder sind sie weniger bis gar nicht dringlich? Nach diesem Schema priorisierst du nun die geplanten Aufgaben. Wichtiges und dringliches wird zuerst erledigt. Anschliessend folgen wichtige, nicht dringliche sowie weniger wichtige, aber dringliche Aufgaben. Als letztes widmest Du Dich unwichtigen und nicht dringlichen Aufgaben. Solltest Du diese nicht schaffen, ist es aber auch nicht schlimm.
- Plane voraus und überlege dir die Konsequenzen für die Erledigung von wichtigen oder umfangreichen Aufgaben. Wäge ab, wie viel Zeit du in die einzelnen Aufgaben investieren möchtest und was du davon hast. So wiegst du Kosten und Nutzen ab. Plane die ganze Woche durch. Denn durch das Erstellen eines Zeitplans für die gesamte kommende Woche kannst du dir einen guten Überblick verschaffen und ausserdem besser mit spontanen Terminen umgehen.
Du hast keine Motivation
Nicht selten gehen wir unmotiviert und lustlos an Aufgaben heran und brauchen dadurch im Endeffekt viel länger für die Bearbeitung als eigentlich nötig.
Tipps:
- Setze dir Ziele und arbeite auf Meilensteine hin. Wenn du dir selbst Ziele setzt, gehst du von Anfang an motiviert und fokussiert an Aufgaben heran und arbeitest auf Dauer effizienter, da du deine selbst gesetzten Meilensteine erreichen willst.
- Belohne dich für erledigte Aufgaben. Halte deinen Wunsch nach weniger Stress während der Erledigung deiner To-Do-Liste immer im Blick. Stress vermeidest du allerdings nur dann, wenn auf die zu bewältigenden Aufgaben nicht wieder so viele kommen, dass du unter permanenter innerer Unruhe leidest. Fokussiere dich für dein Zeitmanagement auf wirklich präsente Stressauslöser, die es zu vermeiden gilt. Wann immer du eine Aufgabe bewältigt hast, geniesse das Gefühl und sorge für etwas Entspannung. Nimm dir ruhig ein wenig Zeit und belohne dich für dein erledigtes Werk. Das wirkt nicht nur psychisch erlösend, sondern sorgt auch für wohlverdiente Freizeit.
- Teile grosse Aufgaben in kleinere Teil-Aufgaben auf um dein Zeitmanagement zu verbessern. Wenn grosse, mühselige Aufgaben bewältigt werden müssen, scheinen kleine, sonst so lästige To-Do’s auf einmal sehr attraktiv. Der Trick ist, die zeitintensive, Unlust schürende Aufgabe, die sich womöglich über Tage erstrecken könnte – wie zum Beispiel das Entrümpeln des Arbeitszimmers –in kleine Schritte aufzuteilen. Dabei gibt es verschiedene Wege dies zu tun:
- Teile lange Projekte in kleinere Projekte auf und konzentriere dich ausschliesslich auf diese und blende den Rest des Gross-Projekts aus. Das verringert den Druck und beugt auch Prokrastination vor.
- Teile diese kleineren Projekte auf verschiedene Tage auf. So kannst du den Alltag bewältigen und darin kleinere To-Do’s integrieren, ohne das grosse Projekt auf der To-Do-Liste erneut nach hinten zu verschieben. Setze dir dabei konkrete zeitliche Rahmen, an denen du daran weiterarbeitest.
- Gönne Dir Pausen. Auch, wenn du manchmal am liebsten einfach durchpowern möchtest: Pausen sind wichtig. Verzichtest du darauf, bist du unkonzentriert und es passieren unnötige Fehler. Mache also regelmässig eine kurze Pause, koche dir eine Tasse Tee, esse eine Kleinigkeit oder geh ein paar Minuten an die frische Luft. Du wirst sehen: Danach kannst du wieder viel konzentrierter arbeiten und vielleicht kommst du auf neue Ideen.
Du hast den Überblick über dein Zeitmanagement verloren
Termine hier, ein paar Telefonate da und die Mails müssen auch noch beantwortet werden! Ohne festen Zeitplan hat man im Handumdrehen keinen Überblick mehr über seinen Terminkalender.
Tipps:
- Du machst es dir leichter, wenn du nicht gleich alles auf einmal startest. Überlege dir, wie du den grossen Berg Arbeit in einzelne, kleine Schritte aufteilen kannst und arbeite diese dann nach und nach ab. Mache dir bewusst, dass jeder noch so kleine Schritt dich näher ans Ziel bringt. Du wirst sehen: ehe du dich versiehst, bist du schon mitten im Projekt und das ganze Vorhaben wirkt gar nicht mehr so unmöglich.
- Setze dir für dein Zeitmanagement die richtigen Prioritäten. Bei der Priorisierung deiner Aufgaben musst du dir immer vor Augen führen, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen. Gibt es vielleicht eine Deadline? Welche Aufgaben bringt einen grossen Umsatz? Wartet jemand dringend auf meine Rückmeldung? Nimm dir diese wichtigen Aufgaben zuerst vor. Alle anderen Punkte auf deiner To-Do-Liste sollten hintenanstehen.
- Kreative Arbeiten sind unberechenbare Zeitfresser. Wenn du also gerade in die Gestaltung einer Website involviert bist oder einen Artikel schreibst, beginne damit in den Morgenstunden. Versuche Routinearbeiten auf den Nachmittag oder Abend zu legen, um entspannter in den Feierabend zu gehen.
- Synchronisiere dein Zeitmanagement mit deinem Biorhythmus. Meistens legen wir uns die leichten Aufgaben auf den Tagebeginn, um uns den Einstieg in die Stressphase leichter zu machen. Um allerdings die individuelle Produktivität voll auszunutzen, solltest du dich an deinem persönlichen Biorhythmus orientieren. Zu welcher Tageszeit bist du am aktivsten, und wann ist es in der Regel Zeit für dich, eine kleine Gedankenpause zu machen? Lege dir, die für dich mühseligsten Aufgaben auf einen Zeitpunkt, an dem dein Energielevel am höchsten ist.
Du hältst an altem fest
Gewohnheiten helfen bei der Bewältigung von erhöhtem Stress. Doch auf Dauer können diese ungesunden Routinen dazu beitragen, dass wir effizientere Wege, unseren Alltag zu gestalten, ungerechtfertigterweise vernachlässigen.
Tipps:
- Analysiere dein Zeitmanagement. Dies ist deine Basis für die Optimierung. Ohne dieses Fundament baust du dein Zeitmanagement auf Sand und wirst zwar eventuell viel ausprobieren, aber immer wieder scheitern und nicht dranbleiben. Wichtig ist zudem, dass du diese Analyse regelmässig machst.
- Erstelle dir eine Not-To-Do-Liste. Erfolgreiche und hochproduktive Menschen entscheiden sich häufig nicht nur für die Dinge, die sie wollen, sondern genauso bewusst auch gegen viele Dinge, die sie nicht mehr wollen. Sie analysieren, was sie können, wo ihre Stärken liegen und was sie lieber bleiben lassen. Sie haben praktisch immer eine klare Vorstellung davon, wo sie hinwollen und welche Ziele sie erreichen möchten. Alles, was sie daran hindern könnte, wird dann bewusst gestrichen und vermieden. Das betrifft nicht nur Aufgaben, sondern häufig auch Gewohnheiten, die sie von ihren Zielen ablenken. Und genau diese gehören auf die Not-to-do-Liste.
Schreib dir mal auf, was du ab sofort nicht mehr tun willst. Häufig sind das schlechte Gewohnheiten, doch eine Not-to-do-Liste kann dir auch helfen zu erkennen, was du delegieren oder outsourcen möchtest oder könntest. Schaue am Ende des Tages oder während des Arbeitens nach, ob du dich an die Liste gehalten hast.
Der Vorteil der Not-To-Do-Liste: Langfristig arbeitest Du dadurch konzentrierter, da sich dein Arbeitsverhalten im Laufe der Zeit einpendelt. Irgendwann musst du gar nicht mehr auf deine Not-To-Do-Liste schauen. Du unterlässt negative Angewohnheiten von selbst. Praktisch, oder?
Fazit
Der Schlüssel zu einem guten Zeitmanagement besteht aus Konzentration, Pausen, einem guten Plan, Prioritäten und Reflexion.
- Konzentriere dich auf die Aufgabe, der du dich gerade widmest! Beseitige alles, was Dich ablenken und stören könnte!
- Nach spätestens 90 Minuten lässt die Konzentration nach, deshalb: Pausen machen! Am besten hilft Bewegung an der frischen Luft.
- Erstelle dir einen guten Plan und behalte dabei deine eigene Leistung im Blick! Erledige wichtige Aufgaben dann, wenn Du am leistungsfähigsten bist! Dadurch erzielst Du das beste Ergebnis. Bei einem geregeltem Tagesablauf haben die meisten Menschen vormittags ihr Leistungs-Hoch und nach Mitternacht ihr Tief. Wenn möglich: Setze vorübergehende Tief-Phasen gezielt für Pausen ein!
- Setze Prioritäten deiner Aufgaben. Teile grosse Aufgaben in kleinere auf und setze dir Prioritäten, was die Wichtigste Aufgabe ist. Am einfachsten erstellst du dazu eine To-Do-Liste und priorisierst diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und arbeite die Liste ab.
- Reflektiere dich regelmässig und finde heraus, wo deine fehlende Zeit hinfließt! Hast Du vielleicht zu wenig Ordnung am Arbeitsplatz und verbringst dadurch zu viel Zeit mit suchen? Hast Du Deine Aufgaben womöglich falsch priorisiert? Oder nimmst Du Dir zu viel auf einmal vor? Schiebst Du wichtige Aufgaben auf (Prokrastination)? Lässt Du Dich durch das Radio, Handy, Internet oder andere Menschen ablenken? Ist Dein Arbeitsplatz vielleicht generell eher ungeeignet (kein richtiger Schreibtisch, zu viele Eindrücke)? Das alles können Gründe dafür sein, dass Du vom effektiven Arbeiten abgehalten wirst.
Das Zeitmanagement ist ein grosser Faktor für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Möchtest du wissen, wie du diese optimieren kannst? Dann lies doch mal hier:
Diese 12 Dinge solltest du jetzt tun, um deine Work-Life-Balance zu verbessern
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