Gestalte eine gute Basis für die Zusammenarbeit im Team

Heute geht es weiter auf meiner Reise, von welcher ich zwei Folgen zuvor, bereits erzählt habe. Meine Reise, die ich damals gemacht habe auf dem Weg zum Leader. Darin geht es um einen “deep dive” den ich gelernt habe, nämlich, wie gestallte ich eine gute Basis für die Zusammenarbeit im Team?

Falls du die Episode zu meiner Reise damals, noch nicht gehört hast, mach dies doch gleich hier! 

Wie kann man denn nun eine gute Basis für die Zusammenarbeit im Team gestalten? 

Diese Frage musste ich mir selbst ein paar Mal in der Vergangenheit stellen und habe mir dabei den Kopf zerbrochen. Inzwischen habe ich bereits Übung dabei, da ich in der Zwischenzeit diverse Teams begleiten durfte.  

Ich bin davon überzeugt, dass es in erster Linie beim Team bilden eine gute Basis braucht aber auch, wenn sich die Konstellation im Team ändert. Das heisst, wenn jemand Neues dazu kommt oder vielleicht sogar mehrere Leute ins Team geholt werden. Ebenso kann es der Fall sein, wenn Leute aus dem Team weggehen, dann muss man sich ebenfalls neu ausrichten.

Heutzutage ist ja sehr oft der Fall, dass man diese Wechsel im Team hat. Es ist nicht mehr wie Früher, wo man fünf oder zehn Jahre mit dem selben Team zusammengearbeitet. Neue erlernte Skills können eventuell dazu führen, dass du besser in ein anderes Team passt. Das Team wird somit verlassen, weil die gewünschte Tätigkeit in diesem Team nicht ausgeübt werden kann. Ich denke ihr kennt alle selber genügend Gründe, weshalb es sehr oft zu Teamwechsel in den Teams kommt.

Vom Purpose zu Practice

Es gibt ein paar zentrale Elemente die es braucht, um eine gute Zusammenarbeit zu gestalten, welche dich dabei unterstützt, damit diese Zusammenarbeit auch funktionieren kann. Der Wunsch ist ja, dass alle an einem Strang ziehen. Heute tauchen wir ein wenig von Purpose to Practice ein, was soviel heisst wie, vom Zweck in die Praxis.

Die zentralste Frage die wir uns an dieser Stelle stellen ist, was braucht es für eine gute Zusammenarbeit? 

Schauen wir uns doch drei verschiedene, aber sehr wichtige Ebenen dazu an. 

1. Strategische Basis: Vision/Leitbild & Mission
2. Strukturelle Basis: Aufbau/Ablauforganisation, Prozesse und Infrastruktur
3. Kulturelle Basis: Werte, Prinzipien und Regeln

1. Was ist die Strategische Basis?

Strategische Basis ist eine Vision, ein Leitbild und eine Mission. Unsere Welt wird immer komplexer und komplizierter und es verändert sich alles so schnell. Die Möglichkeiten sind ein X-faches von Früher. Es ist oft schwierig da selbst den Überblick zu behalten – wohin es gehen soll. Dann ist es umso wichtiger, dass es ein gemeinsam Ziel gibt, eine Vision. 

Eine solche Vision unterstützt dich und dein Team in 3 Punkten:

1. Zum Einen gibt es eine Orientierungshilfe um Entscheidungen zu treffen, für was man seine wertvolle Zeit verwenden soll. Es ist wie der Nordstern, dem du folgst. Du weisst, dass Alles was du an Zeit investierst, es Wert ist. Keine fünf Umwege und sich noch hier und dort verirren. Völlig unnötig und reine Zeitverschwendung!

“Eine Vision ist der Leitfaden und die Orientierungshilfe, um  ohne Umwege ans Ziel zu finden ”

2. Weiter ist es wichtig zu wissen, dass diese Vision es dem Team ermöglicht, sich auf’s Wesentliche zu konzentrieren. Menschen tendieren oft abzuschweifen und wir sprudeln dann vor Ideen. Dies wäre noch toll und weshalb versuchen wir es nicht so?  Da geht die Vision gerne mal verloren. Erinnere dich an die Vision, wo geht es hin?  Mach das, was wichtig ist und verlier dich nicht im Wald der vielen Ideen! Gemeinsame Visionen zu haben, fördert die Zusammenarbeit  und den Zusammenhalt. Es macht doppelt soviel Spaß zusammen Dinge zu gestalten als jeder für sich alleine. Es gibt diesen tollen Spruch:

3. Das Zusammenarbeiten im Team ermöglicht ein anderes Denken, nämlich das “Out-of-the-box–Denken”, welches die Lösung zu komplexeren Problemen sein kann.

2. Was ist die Strukturelle Basis?

Strukturelle Basis ist kurz gesagt der Aufbau, die Ablauforganisation, der Prozesse und die Infrastruktur der Aufgabe.

Es muss den Leuten klar sein, was von Ihnen verlangt wird. Meistens wird es ja von der Organisation vorgegeben. Das Gute daran ist, wenn die Struktur bekannt ist, gibt es Orientierung. Jeder Mensch im Team weiss, wo sein Platz im System ist. Er weiss welche Rahmenbedingungen gelten. Er weiss welcher Prozess in dieser Struktur gilt und welche Verantwortung er diesem ganzen System hat.

Ich selbst habe in vielen verschiedenen Systemen gearbeitet. Da waren einmal 80 Leuten, bis hin zu aktuell 240 Leuten. Da muss die Struktur vorgegeben werden und du musst wissen welche Aufgabe du im System hast. Nur so weisst du wo du dich bewegst und dich orientieren kannst.

Ein anderer wichtiger Punkt in der Strukturierten Basis ist, wie wir denn genau zusammen arbeiten? 

Die Prozesse müssen miteinander definiert werden. Welche Themen müssen vorerst besprochen werden, um erfolgreich an unsere Ziele zu gelangen. Das Team weiss oft genau, was bis jetzt am besten funktioniert hat oder eben auch nicht! Stell dir dabei einen Trichter vor. Der Trichter ist oft mit zu vielen Wünschen des Kunden gefüllt, welche sich gegenseitig im Weg stehen und unten kommen dann eben Sachen raus, für die das Team gar nicht zuständig ist. Es ist deshalb sehr wichtig, von Anfang an ganz klar zu definieren, was wir im Team machen und was abgegeben werden kann.

Wie organisiert sich das Team denn nun? Wie erreichen wir am einfachsten unsere Vision? Braucht es eventuell zusätzliche Rollen oder Experten die wir nominieren könnten? Welche hilfreichen Tools braucht es, also welche Infrastruktur braucht es dazu? Schau mal auf Jira, Teams. Dennoch musst du aufpassen nur Leute an deine Meetings einzuladen, die wirklich mit der Rolle etwas zu tun haben und für die es einen Mehrwert gibt, wenn sie dabei sind. Somit gibt es untereinander auch weniger Missverständnisse und Konflikte, wer nun für was zuständig ist.

3. Was ist die Kulturelle Basis?

In erster Linie geht es um Werte, Prinzipien und Regeln, innerhalb eines Teams. Diese Regeln werden klar definiert. Wenn dies geregelt ist, ist meine Erfahrung so, dass sich die Leute innerhalb des Teams mehr respektieren. Sie nehmen mehr Rücksicht aufeinander und jedes Mitglied wird mehr geschätzt. Ich empfehle hier immer einen Teamkontrakt zu machen. Innerhalb des Teams gibt es somit keine Unklarheiten betreffend Prinzipien, Werten und den Regeln. Jeder kann immer wieder darauf zurückgreifen.

Hier sind ein paar Leitfragen die du dir dazu stellen kannst:

• Welcher Herausforderung müssen wir uns stellen? 
• Was kommt da auf uns zu? Jetzt und in naher Zukunft – Welche Risiken kommen auf uns zu? Veränderungen auf dem Mark. Technologien die sich verändern.
• An welchen Werten und Prinzipien fokussieren wir uns? 

Halte diese Werte und Prinzipien fest und finde einen gemeinsamer Nenner und schreibe diese auf. Offene Kommunikation und Transparenz ist ein Muss!

• Wer ist im Team – wer sind wir – wa sind unsere Rollen? 

Ein kurzer Rollenbeschrieb zu jedem Team Member ist hier sinnvoll. Somit weiss jeder welche Verantwortungen er trägt. 

• Wie arbeiten wir? Welche Events führen wir durch? Welche Meetings braucht es? Wie und wie oft finden diese statt? 

Am sinnvollsten immer am selben Tag zur selben Zeit. Dauer der Meetings – es muss nicht jedes Mal eine ganze Stunde investiert werden. Kurz und bündig soll ein Meeting sein. Timebox hilft dabei. 

• Wen braucht es an den Meetings? Reichen diesmal nur diese drei Teammitglieder? Wer hat den Lead im Meeting? 

Dies kann sehr unterschiedlich sein von Meeting zu Meeting, wie gesagt, nicht immer dieselben Leute daran teilnehmen müssen.  Es muss nicht der Teamleader sein.

• Wie werden Abwesenheiten gemeldet? 

Wir lösen dies in Teams oder manchmal sogar per WhatsApp. Wichtig ist, es müssen alle das gleiche Tool benötigen, damit das Resultat auch Früchte trägt. Wenn du ein Mail schickst und ich eine WhatsApp Nachricht und der Kollege dies in Teams kommuniziert, dann weiss keiner, wer denn nun an der Sitzung teilnimmt und wer fehlt.

Bei Online Meetings ist es auch öfters der Fall, dass Leute gar nicht erscheinen, ohne offizielle Abmeldung oder jemanden informiert zu haben. Dies ist unprofessionell und nicht erwünscht. Terminiere deine anderen Termine rund um diese wichtigen Meetings und halte dich daran. Es muss über Konsequenzen gesprochen und diese auch durchgezogen werden.

Wie wichtig ist der Feedback?

Ein weiterer Punkt in der Kulturellen Basis ist die Feedback Kultur. Was bedeutet Feedback eigentlich? Gute Frage – nicht!? Ich erkläre es mal so:

“Feedback geben bedeutet, jemandem Rückmeldung zu geben. Dies kann auf der Sachebene geschehen oder auch auf der Personenebene.” 

“Feedback geben bedeutet, den Anderen darüber zu informieren, was ich von ihm gehört und/oder gesehen, beziehungsweise, wie ich ihn erlebt habe und wie dies auf mich wirkt – wie ich es verstanden habe.”

Feedback – Ich persönlich spreche lieber von Lernkultur – andere benutzen das Wort Fehlerkultur lieber. Es geht aber bei beiden Kulturen darum Rückmeldung zu geben. Meine Tipps zu Feedback sind folgende:

1. Vereinbare, wie Feedback kommuniziert werden soll. Wie gebe ich Feedback am besten weiter. Es muss nicht jedes Feedback vor dem ganzen Team gegeben werden. Zum Beispiel bei der Retrospektive können Feedbacks gemacht werden oder eben speziell Feedback-Runden durchs Jahr hindurch gestalten. 

2. Bei ganz wichtigen Themen muss ein Feedback direkt gemacht werden und ist unumgänglich.

3. Es muss aber nicht immer ein direktes Feedback sein. Manche Feedbacks können warten. Heutzutage gibt es Teams und andere Möglichkeiten um miteinander zu kommunizieren, da kann man schon auch mal den Kollegen kurz darauf hinweisen, ob er Zeit und Lust hat am Feierabend, sich kurz mit dir zu unterhalten und dein Feedback zum Thema X anzuhören – es ist persönlicher und wird sehr geschätzt. Triff dich auf einen Kaffee oder geh mit dem Kollegen Mittagessen und lass ihn so dein Feedback hören.

Ich kann dir gerne mehr zu Feedback und richtigem Feedback geben erzählen. 

So, das waren die Themen zu den verschiedenen Basis-Felder. Die drei verschiedenen Ebenen und wie man eine gute Basis für eine gute Zusammenarbeit im Team gestalten kann.

Was bei der ganzen These heraussticht und ich selbst erlebte ist, dass es sich so einfach anhört. Auch in der Praxis ist es relativ einfach so einen Workshop zu machen. Der Weg, auf welchen man sich danach begibt, der kann sehr steinig sein. 

Fazit:

• Es stehen Menschen mit verschiedenen Bedürfnissen  und Erwartungen dahinter und man kann es nicht allen recht machen. Auch mal Kompromisse eingehe ist wichtig oder es auch einfach mal versuchen. Wichtig dabei ist, im Austausch zu bleiben und Ängste und Sorgen die auftauchen wahrnimmt und diese auch ernst nimmt. 

• Diese sogenannten Working Agreements, sich immer wieder vor Augen haltet. Wertprinzipien sind der Schlüssel und das Herz jedes Teams. Kultur ist das, was es am Schluss ausmacht und wie man miteinander umgeht.

• Prüfe ab und an die vereinbarten Dinge und passe diese allenfalls auch an – Die Welt verändert sich stetig – was Heute noch top ist, ist Morgen bereits flopp! 

• Kontrolliere ob ihr noch auf dem richtigen Weg seid? Hat es neue Mitarbeiter im Team oder sind welche abgesprungen? Richte dich neu aus, sei flexibel auf diesen Gebieten und passe die Rollen neu an.

Brauchst du Unterstützung oder möchtest du eventuell dass ich dich bei einem Workshop begleite? Dann melde dich bitte direkt bei mir.

Eure Nadja