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Heute nehme ich dich mit in meine Vergangenheit und ein wenig auf meine Reise, zu dem Punkt, wo ich heute stehe. Es gibt nämlich gewisse Sachen, die hätte ich gerne schon vorher gewusst.
Wie dir der Start in deine Leaderrolle gelingt
Vor rund vier Jahren war ich in einer Abteilung, welche Schulungsunterlagen erstellt und aktualisiert, sowie Schulungsstrukturen erstellt hat für Leute, die bei uns in der Swisscom an der Front arbeiten. Das sind unsere Customer Consultants der 0800-800-800 Nummer, welche du vielleicht schon selbst am Telefon hattest.
Wir hatten die Idee, einfach mal mit Scrum auszuprobieren, ob wir allenfalls, die Schulungsunterlagen effizienter aktualisieren können, weil bis zu diesem Zeitpunkt war es teilweise so, dass wir für kleinste Anpassungen, bis zu sechs Wochen brauchten, bis die Anpassungen in einem E-learning oder auf Schulungsunterlagen erhältlich waren.
Als Business Coach hatte ich selbst eine ziemlich gute Ausgangslage um mit dem Erlernten, das Team als Scrum Master zu unterstützen. Ich habe dann auch mich selbst, mit etwas Unterstützung eines Kollegen angeboten, ein Team zu begleiten.
Der Sprung ins kalte Wasser: Leadership
Als ich dann das OK bekam, als Scrum Master dieses Team begleiten zu dürfen, habe ich die Theorie von Scrum wie ein Schwamm eingesaugt und einfach mal mit meinem ersten Team losgelegt. Was allerdings das Thema Leadership betrifft, bin ich ein bisschen ins kalte Wasser gefallen, weil ich keine Ahnung hatte, was auf mich zukommt.
Rund ein halbes Jahr später, ist dann auch die erste grosse Herausforderung, mit der ersten Transformation von meiner damaligen Organisationseinheit auf mich zugekommen. Während dieser Zeit, stand ich sehr häufig mit dem Rücken zur Wand und wusste nicht mehr weiter. Ich wusste nicht wie ich reagieren soll, was ich machen soll und bin dann teilweise auch von einem Fettnäpfchen ins nächste gestampft. Ich habe alles was nicht positiv war oder was kritisiert wurde, sehr persönlich genommen und habe die Schuld bei mir gesucht.
Entscheidungen zu treffen ist nicht einfach
Ich habe gemerkt, dass es den Leuten schwer fällt Entscheidungen zu treffen. Dies bedingt, dass man Verantwortung übernimmt und sich der Selbstorganisation verpflichtet. Später bin ich dann immer wieder unterschwelligen Konflikten begegnet. Sei das jetzt persönlich bei mir oder im Team. Mittlerweile habe ich mich sehr gut in meiner Rolle als Leader eingelebt und habe vieles gelernt. Dabei hat mich das folgende Zitat von Albert Einstein, immer wieder inspiriert:
“Die reinste Form des Wahnsinns ist, es alles beim Alten zu lassen und zu hoffen, dass sich etwas ändert.”
Wie leitest du Transformation ein?
Fangen wir doch mal ganz am Anfang meiner Reise an. Der erste Schritt als Servant Leader, war Transformation einzuleiten und zu begleiten. Wir haben mit in diesem Schulungsunterlagen Projekt, sehr gute Ergebnisse gehabt und konnten tatsächliche die Durchlaufzeit von diesen Aufträgen, massiv kürzen. Teilweise mit 50% weniger Zeitaufwand, respektiv Liegezeit oder Bearbeitungszeit von A bis Z.
Meine damalige “Head of Department” entschloss dass wir diese Arbeitsweise auf weitere Themen ausweiten. Nach dieser Entscheidung haben wir dann ein Team gebildet, mit Teamleadern aus verschiedene Standorten und ich war der Scrum Master.
Wie du mit Widerstand umgehen kannst
Als ich da anfing und wir die ersten Veränderungen vornahmen, machten wir auch einen Change Plan, welcher mit dem Team iterativ weiterentwickelt und bearbeitet werden sollte. Der Widerstand ließ nicht lange auf sich warten. Die neue Arbeitsweise war nicht bei allen willkommen. Immer wieder hat es Kritik und Hinterfragungen gegeben. Warum müssen wir uns denn transformieren und warum müssen wir uns verändern? Ich habe dann immer wieder den Sinn und Zweck wiederholt, was dann dazu geführt hat, dass es noch mehr Widerstand gab. Etwas musste sich ändern! Ich musste herausfinden an was es liegt und entschied, dass es eine Strategie braucht.
Irgendwie musste ich diesen Widerstand, gemeinsam mit meinem Team, überwinden können. Ich habe die “Moving Motivators” Methode gefunden, die uns sehr geholfen hat. Diese habe ich angewendet um herauszufinden was denn die Leute noch daran hindert, sich dieser Veränderung hinzugeben?
Während einer Retrospektiven, hat sich herausgestellt dass die Transparenz zu dieser Transformation fehlt.
Wie man Verantwortung übernimmt
Oft geht es um Angst, Verlust und Entscheidungen, wie die Leute im auszubildendem Team Verantworung übernehmen und den strategisch richtigen Entscheid treffen.
Auch hier überlegten wir uns, was wir dagegen tun können und welche Schritte wir nehmen sollten, um dies zu lösen. Wie können wir den Weg gemeinsam weitergehen? Wir hatten am Schluss von dieser Transformation, eigentlich fast sowas wie den Startschuss in die weitere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation. Wir konnten vier Teams bilden, welche sich dann jeweils einem spezifischen Thema widmeten.
Ich war der Scrum Master und begleitete die Leute in einer Transformation, jedoch hatte ich oft das Gefühl dass ich’s verbockt habe! Sobald nämlich die Leute im Team das Vorhaben kritisierten, habe ich dies sehr persönlich genommen. Die Meetings, wurden regelmäßig kritisiert. Sie dauerten ihnen zu lange, sie betrachteten diese als unnötig und dies hat dann immer wieder zu endlosen Diskussionen über den Sinn und Zweck von solchen Meetings geführt. Das Team kannte dann auch den Change-Plan, allerdings erwartete es, dass unsere “Head Of” die Entscheidungen trifft. “Wir wissen nicht was sie will und können deshalb keine Entscheidungen treffen!”
Die unklare Kommunikation, die fehlende Transparenz, wurde x-fach bemängelt, und ich habe mich dann oft mit dem Rücken zur Wand und ein wenig alleingelassen gefühlt. So konnte es nicht weitergehen!
Ich nahm mir vor die Dinge nicht mehr persönlich zu nehmen und den Widerstand den Leuten zurückzugeben wo er statt fand. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Wenn du spürst, dass es Widerstand gibt, dann hat das in der Regel nichts mit dir zu tun, sondern mit den Leuten selbst. Ich habe darum gebeten, dass Lösungsvorschläge gebracht werden. Denn nur so, kommt man weiter, wenn du ein Problem hast oder etwas unklar ist. Was genau ist unklar und was wünscht du dir stattdessen!?
Also das “WAS” war klar, aber das “WIE” wir dahin kommen, das hatten wir selbst in den Händen.
Ich habe dann angefangen Fragen zu stellen, was meine Teamkollegen bewegt und gemeinsam mit ihnen nach Lösungen gesucht. Ebenfalls hatte ich begonnen das Vertrauen im Team zu fördern, indem ich Transparenz und offene Kommunikation vorlebte. Es macht vieles aus, wie einem Leute begegnen, wenn man selber transparent ist und die Sachen offen anspricht. Es fördert das Vertrauen und treibt die Zusammenarbeit an.
Vision, Strategie und Rahmenbedingungen dürfen nicht fehlen!
Die Frage die man sich selbst stellen kann ist, “Was bringt uns ein guter Plan, wenn das Team nicht weiss, wohin es geht und was beachtet werden muss?”
Im Team und das war ab und zu der Fall, war nicht klar, warum wir eine Transformation planen und was wir mit der bewirken wollen. Die Rahmenbedingungen für den Neuzustand waren ungenügend. Das Resultat war, zu viel Widerstand und die Leute haben alles immer wieder hinterfragt. Die ganze Sache wurde herausgezögert.
Um wieder auf den richtigen Weg zu gelangen, began ich das Team zur Verantwortung zu ziehen. Wir fingen an die Software Jira zubenutzen. Jeder Schritt wurde notiert und man konnte sehen, wer dafür zuständig war.
Neues Team, neues Glück!
Ein gutes Jahr später fand ich mich in einem neuen Team. Ich nahm was ich gelernt habe und implementierte dies von Anfang an. Ein kompletter Tag wurde reserviert, um mit dem Team gemeinsam eine Vision und Strategie zu definieren.
An diesem Tag fragten wir uns: “Was wollen wir mit unserer Arbeit erreichen? Wie kommen wir dorthin? Wie arbeiten wir zusammen?”. Diese drei Punkte schauten wir zusammen an und daraus haben wir unsere Team Vision und Strategie erstellt und wie wir diese gemeinsam erreichen wollen. Rahmenbedingungen für unsere Arbeit wurden ebenfalls festlegt.
Wir stellten uns auch die Fragen, wo und wie können wir was ändern, wo bewegen wir uns überhaupt? Was ist unser Wirkungsbereich? Was tun wir und was tun wir gar nicht. Welche Tools nutzen wir für was, also welche Arbeitsinstrumente brauchen wir jeweils dazu.
Schweigen ist Silber, reden ist Gold
Die Reise ging dann weiter und irgendwann hat sich da was zusammengebraut. Konflikte gibt es ja überall und es gibt ja verschiedene Art und Weisen, wie man damit umgeht. Es gibt doch diese schöne Redewendung: “Schweigen ist Silber, reden ist Gold”.
Ich habe ganz oft Sachen verschwiegen und zwar auf Grund von fehlender Sicherheit und dachte immer wieder: “Nein, ich darf das doch nicht! Das sind doch Menschen die du im Team hast und du kannst doch nicht einfach den Leuten Sachen ungefiltert ins Gesicht werfen – und wenn ich das mache, dann bin ich weg!” Ich hatte ebenfalls fehlendes Vertrauen auf meiner Seite. Ich vertraute den Leuten im Team nicht.
Auf der anderen Seite war das Vertrauen innerhalb des Teams auch nicht vorhanden. Wir haben das Thema im Team aufgriffen – und im Endeffekt geht es ja immer darum, wie man besser zusammenarbeiten kann. Ich machte dann das Angebot, mit dem Team einen Workshop durchzuführen. Wie wir Potenzial aufdecken können um die Zusammenarbeit zu verbessern.
In diesem Workshop wurden durch Analyse Dinge aufgedeckt, welche sich teilweise wiederholten. Es ging aber auch so richtig ans Lebende und dies erfreute mich sehr. Ich hatte es geschafft, im Team diese Offenheit zu kreieren, indem wir einander ganz einfach vertrauten und den Leuten einen sicheren Platz schufen, wo sie sich ausdrücken durften und alle Gedanken erlaubt waren.
Was ich als Schlussfolgerung nehme und was ich für mich selbst mitgenommen habe ist:
“ Aller Anfang ist schwer.”
Also glaube ja nicht, du kannst da einfach reinkommen und mit ein wenig Theorie funktioniert alles super-duper – und allen sind total happy!
Don’t take it too seriously
Man muss wirklich in diese Rolle reinwachsen und aus jedem Rückschlag lernt man etwas für das nächste Mal. “Don’t take it too seriously”. Fehler passieren, es ist okay. Wichtig ist, dass man daraus lernt und schaut, was kann ich nächstes Mal anders und besser machen.
Was es unbedingt noch braucht um eine gute Leaderrolle führen zu können ist, dass du dem Team ein Ziel oder eine Vision gibst und auch eine Strategie und die Rahmenbedingen, um diese Vision zu erreichen. Dies sollte allen Beteiligten klar sein. Wirklich jeder im Team muss wissen, wohin es geht, was und wo der Nordstern ist.
Was für mich noch sehr wichtig ist und ich als großartiges lernen mitnehme, ist, dein Gegenüber zu verstehen. Versuche dich in die andere Seite zu versetzen und dich da wirklich einzufühlen. Versuche die Leute zu verstehen, weshalb sie so reagieren. Was steckt wirklich dahinter? Ein Zweiergespäch kann da auch sehr behilflich sein, wo man wirklich auf die Leute eingeht. Empathie ist absolut Key!
Transparenz und klare Kommunikation
Was ich ebenfalls gelernt und immer wieder angewendet habe, ist die Transparenz und klare Kommunikation. Dies bedeutet auch Fragen oder Kritik zurückzuspielen und zu fragen: “Wenn das so ist aus deiner Sicht, was wäre dann allenfalls ein Lösungsvorschlag?- Was wäre allenfalls ein anderer begehbarer Weg?” Manchmal kann dies sehr lehrreich sein und die Leute kritisieren ja nicht des Kritisieren wegen, sondern eher weil sie etwas anderes im Kopf haben. Behalte Widerstände auch nicht bei dir. Gib sie zurück! Dies wirkt absolut befreiend. Wenn dann die oben genannten Punkte, die Vision, Ziel und Strategie und die Rahmenbedingungen klar sind, wenn du dein Gegenüber verstehst, dich in die Rolle hineinversetzen kannst und Transparenz und eine klare Kommunikation vorhanden sind, dann klappt es auch mit dem Vertrauen im Team.
In einer offenen Umgebung Konflikte ansprechen zu können und diese gemeinsam lösen zu können, dann steht eigentlich nichts mehr im Wege.
Mein persönlicher Tip an dich “Suche dir einen Mentor und pflege einen regelmässigen Austausch mit Ihm!” Das wirkt echt Wunder! Ich habe maximal davon profitiert. Es kann auch von Vorteil sein, ein wöchentliches Journal zu führen, besonders in der Anfangszeit. Ich habe jede Woche die folgenden fünf Fragen beantwortet:
- Was habe ich mir für diese Woche vorgenommen?
- Was habe ich unternommen meinem Ziel näher zu kommen?
- Was ist tatsächlich passiert?
- Wobei bin ich an Hindernisse gestoßen – was habe ich gelernt?
- Was mache ich nächste Woche anders?
Ja und ich glaube, wenn du all dies für dich selbst umsetzen kannst, dann wirst du erfolgreich sein und dich sehr schnell in deiner Leaderrolle zurechtfinden.
